Odbiór i wysyłka korespondencji w firmie – outsourcing zadań

Każda firma boryka się z problemem korespondencji w swojej firmie. Mały firmy mają oczywiście znacznie mniejszy kłopot z zarówno z obiegiem dokumentacji w firmie, jak i z jego rejestrowaniem. Jednak, czym firma większa i ma więcej działów, tym zadanie to staje się coraz trudniejsze.

Korespondencja firmowa jest niezwykle ważna. Biorąc pod uwagę, że większość korespondencji przychodzącej do firmy to ważne dokumenty urzędowe, umowy oraz akty, a także powiadomienia i inne, można śmiało powiedzieć, że korespondencja jest fundamentem każdej firmy. Pomyłki, opóźnienia i zaniedbania w tej materii, mogą skoczyć się dla firmy wieloma przykrymi konsekwencjami. Dlatego tak ważne jest, aby korespondencją firmową, a więc wysyłaniem listów, odbieraniem przesyłek i ich nadawaniem, zajmowała się wykwalifikowana i odpowiedzialna osoba, labo wyspecjalizowana firma.

Zadania osoby zajmującej się obsługą korespondencji w firmie

Osoba zajmująca się korespondencją w firmie, ma naprawdę bardzo dużo pracy. Nie jest to praca bardzo trudna, jednak wymaga dokładności i cierpliwości. Jest również bardzo czasochłonna, dlatego trudno wymagać od takiej osoby, aby zajmowała się również innymi czynnościami w firmie. Może się to udać wyłącznie w bardzo małych firmach. W dużych firmach, w których jest wiele działów, jedna osoba nie jest w stanie poradzić sobie z całą dokumentacją przychodzącą i wychodząca. Dlatego, największe firmy współpracują często z innymi firmami, które profesjonalnie zajmują się usługami obsługi poczty wychodzącej i przychodzącej.

Jeżeli chodzi o korespondencję przychodzącą, to konieczne jest: nadanie dokumentowi kolejnego numeru w basie, odnotowanie nadanego numeru dokumentu, wprowadzenie daty wpływu dokumentu, datę samego dokumentu. Inne czynności zależne są już od systemów i programów funkcjonujących w danej firmie. Najczęściej jednak do wpisu wprowadza się termin odpowiedzi, nadawcę oraz dekretację. Często również należy podać miejsce, gdzie przechowywany jest oryginał pisma. Niektóre firmy stosują również metodę skrótowego zapisywania, czego dotyczy pismo.

Jeżeli natomiast chodzi o korespondencję wychodzącą, należy nadać jej kolejny numer, odnotować numer dokumentu, wprowadzać datę wypływu dokumentu z firmy, wprowadzić nadawcę. Podobnie jak w przypadku korespondencji przychodzącej, istnieją także inne, różniące się wymogi co do innych czynności.

Wszystkie dane powinny znajdować się w książce nadawczej lub książce odbiorczej – w formie papierowej lub elektronicznej. Bardzo wygodnym rozwiązaniem jest profesjonalne oprogramowanie przeznaczone do rejestrowania korespondenci, jednak nie jest ono normą w każdej firmie.

Dostosowywanie się do wciąż nowych przepisów

Osoby zajmujące się korespondencją, muszą wciąż dostosowywać się do nowych przepisów prawnych. Obecnie niezwykle ważne są wymogi RODO. Należy przywiązywać ogromna wagę do dbania o ochronę danych osobowych. Wszystkie czynności związane z korespondencją w firmie należy wykonywać z największa starannością i rzetelnością. Jest to praca niezwykle wymagająca.

Outsourcing usług obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Korespondencja firmowa, a więc korespondencja przychodząca i wychodząca, wcale nie musi być obsługiwana przez właściciela firmy, sekretarkę czy osobę specjalnie do tego zatrudnioną. Obecnie na rynku działa wiele firm, które w sposób profesjonalny zajmują się wszystkimi najważniejszymi czynnościami związanymi z obsługa korespondencji firmowej. Podpisanie umowy z taką firmą jest rozwiązaniem bardzo praktycznym, z wieloma korzyściami dla firmy.

Co oferują firmy zajmujące się obsługa korespondencji?

Najlepsze firmy na rynku oferujące outsourcing usługi korespondencji wychodzącej i przychodzącej, przejmuje większość lub wszystkie zadania, zapewniają bezpieczeństwo, rzetelność i terminowość. Zadaniem dobrej firmy jest odbieranie korespondencji z siedziby zamawiającego i przygotowywanie ich do wysyłki, a więc taryfikowanie, ważenie, nanoszenie opłat, a także bezpieczne dostarczenie korespondencji do Urzędu pocztowego. Oczywiście firma tak a wypełnia również książki nadawcze. Oczywiście usługa może obejmować również odbiór korespondencji ze skrytek, dokładną ich rejestrację, a także dostarczanie tych dokumentów do firmy.

Jest to usługa bardzo przydatna, jednak każda firma powinna wypracować swój własny model działania, tak aby był on najkorzystniejszy dla dobra przedsiębiorstwa.